Je hebt besloten een ouderavond te organiseren op school. Je wilt dat ouders een leuke avond hebben, nieuwe inzichten opdoen en praktische handvatten krijgen, waar ze thuis direct mee aan de slag kunnen. Eerst heb je ouders en leraren gevraagd welk thema er onder hen leeft. Daar heb je een goede spreker bij gezocht. Nu moet je nog zo veel mogelijk ouders op die avond zien te krijgen. In deze drukke tijden is dat best een uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat er zoveel mogelijk ouders de avond bezoeken?
Ouderavond organiseren in 6 stappen
Stap 1: Kies de datum zorgvuldig
Als er geen haast bij is, zijn de meest geschikte maanden september, oktober, november, februari, maart en april. Let daarbij op het volgende:
- Vermijd de weken direct voor en na de schoolvakanties en feestdagen.
- Plan geen ouderavond als er andere avondactiviteiten gepland staan op school voor ouders in of rondom dezelfde week. De kans is groot dat ouders een keuze maken en slechts een van de twee avonden bezoeken.
- Onderzoek of je avondactiviteiten kunt combineren. Zoals voorafgaand aan de jaarlijkse kennismakingsavond met de groep of klas, een lezing of workshop aanbieden. Of de jaarlijkse algemene ledenvergadering combineren met een ouderavond.
- De voorlichtingsdagen en -avonden van VO scholen vallen doorgaans in januari. Ouders van kinderen uit de groepen 7 en 8 zijn dan relatief veel op pad. Is de ouderavond bedoeld voor deze groep ouders, dan is het handiger deze maanden te vermijden.
- Check of er op de beoogde datum een belangrijke voetbalwedstrijd is (voetbalkalender.nl). Zo komen ouders niet voor de keuze te staan tussen de ouderavond en de Champions League. Vergeet ook niet het programma van de lokale voetbalclub na te kijken.
- Aan het einde van het schooljaar krijgen ouders met kinderen op de basisschool het druk met het afronden van het sportseizoen, muziek- en dansoptredens van hun kinderen, verjaardagen, afscheidsborrels en zomerfeesten op school en kinderdagverblijven. De maanden juni/juli zijn dan flink volgepland en minder geschikt.
Stap 2: Stem af op de doelgroep
Maak een plan hoe je de ouderavond onder de aandacht gaat brengen. Welke groep ouders wil je bereiken en welke vragen leven er onder hen? Zorg ervoor dat het thema van de avond daarbij aansluit.
- Geef aan wat de actuele aanleiding is en met welke antwoorden ze naar huis gaan. Gebruik prikkelende stellingen of vragen. Bijvoorbeeld: “Controleer jij ’s avonds de appjes van je kind?” Of “Wordt jouw kind ook boos als hij moet stoppen met gamen?”
- Bepaal duidelijk je doelgroep en richt je specifiek tot deze groep ouders.
- Kies een vorm die past bij de ouders. Steeds meer scholen houden een oudercafé, waar ouders elkaar in kleine groepjes ontmoeten en na een korte inleiding onder begeleiding ervaringen met elkaar delen over een thema. Ondertussen krijgen ze koffie, thee en lekkere hapjes aangeboden. Stem af met de spreker van de avond wat de mogelijkheden zijn.
- Bied eventueel een extra trigger aan om te komen. Sommige scholen organiseren een loterij, waarbij ouders kans maken op een cadeautje. Denk hierbij aan een boek over het thema van de avond.
Stap 3: Herhaal je uitnodiging
Communiceer meerdere keren over verschillende kanalen, zodat het onderwerp en de avond de aandacht van de ouders vasthoudt.
- Jaarplanning
- 6-weken uitnodiging
- 2-weken herinnering
- Laatste oproep
Jaarplanning
- Neem de ouderavond op in de jaarplanning. Toon de jaarplanning al op de website voordat het nieuwe schooljaar ingaat.
- Kondig de ouderavond aan tijdens de kennismakingsavond met de ouders aan het begin van het schooljaar. Vraag hun de datum vast te leggen in hun agenda’s.
- Licht toe waarom je het belangrijk vindt dat ze erbij zijn. Vertel hun op welke actuele vragen ze een antwoord kunnen verwachten.
- Stuur een save-the-date met belangrijke data via de mail, schoolapp of nieuwsbrief. Neem de ouderavond hierin op.
6-weken uitnodiging
- Stuur zes weken van tevoren een officiële uitnodiging naar de ouders met een aanmeld-link. Geef daarin aan wat het doel is van de avond en wat er voor hen te halen valt.
2-weken herinnering
- Stuur twee weken van tevoren een herinnering naar de ouders, met de aanmeld-link. Stuur het bericht alleen naar de ouders die zich nog niet hebben opgegeven. Zet in de uitnodiging dat ze nog 48 uur de tijd hebben om zich aan te melden.
Laatste oproep
- Nog niet genoeg deelnemers? Laat de klassenouders een week van tevoren de ouderavond nogmaals onder de aandacht brengen, bij voorkeur in een persoonlijk bericht aan de ouders die zich niet hebben aangemeld. Je kunt natuurlijk ook nog een oproep doen in de klassen-Whatsappgroep, -Facebookgroep, -mail of via de schoolapp die de klassenouders beheren. Vergeet de aanmeld-link niet.
Stap 4: Speel in op schaarste. Op=Op. Meld je snel aan.
- Zet in de uitnodiging dat er een beperkt aantal plekken is. Beperk eveneens de aanmeldtijd.
- Zorg ervoor dat aanmelden makkelijk is. Door bijvoorbeeld een link op te nemen naar gratis online programma’s zoals Google Formulieren en SurveyMonkey. Of een link naar het aanmeldprogramma van de schoolapp. Omschrijf de link als: 'Ja, ik ben erbij' of 'Nu aanmelden' of 'Boek nu'
- Bij het openen van de link kunnen ze direct invullen met hoeveel personen ze komen. Vraag ze ook de naam van hun kind erbij te zetten. Zo heb je direct zicht op het aantal aanmeldingen en wie zich heeft aangemeld.
Stap 5: Betrek de leerlingen erbij
Bedenk een leuke actie om ouders warm te maken voor de ouderavond. Betrek de leerlingen hierbij. Hebben zij leuke ideeën hierover? Voorbeelden zijn:
- Laat leerlingen een video maken, waarin de vraagstukken die tijdens de ouderavond aan bod komen, zijn verwerkt. Deel deze video via de schoolapp of mail. Houd hierbij rekening met de AVG-wetgeving.
- Laat leerlingen (digitale) posters maken. Op de basisschool kun je deze ophangen, zodat ouders deze kunnen zien. Deel de digitale posters via de schoolapp, mail of Facebook/Instagram-pagina van de school.
- Laat de leerlingen een column schrijven voor de schoolnieuwsbrief. Laat ze zelf meedenken hoe ze hun eigen ouders kunnen raken met het onderwerp. Ze kunnen bijvoorbeeld de spreker van de ouderavond interviewen, een actualiteit uitwerken of hun mening geven over het thema van de avond.
Stap 6: Evalueer de ouderavond
De ervaring leert dat scholen met een lange traditie van succesvolle ouderavonden, een hoge opkomst hebben. Zij geven aan dat mond-tot-mondreclame na afloop van de ouderavond een deel van de afwezige ouders aanzet om het jaar daarna wél de avond te bezoeken.
- Peil tijdens de pauze en na afloop van de ouderavond de reacties van de ouders. Vraag de ouders om andere ouders te vertellen waarom het een welbestede avond voor hen was.
- Beschrijf in de nieuwsbrief de hoogtepunten van de avond. Geef aan welke leerdoelen bereikt zijn.
Met deze tips verwacht ik dat je een heel eind komt en flink wat ouders weet te bereiken. Ik wens je veel succes met de organisatie en een inspirerende ouderavond toe.
SocialmediaIMPACT is gespecialiseerd in mediawijsheid, social media en aanpak van cyberpesten en verzorgt teamtrainingen, ouderavonden en gastlessen in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en het MBO.
